保留大学记录Policies

Policies

十大赌博正规老平台要求某些特定类型的记录在指定的官方存储库中保留特定的时间和时间. 本保单所附的明细表列出了这些记录, 所需的保留时间和指定的存储库.

其他记录, 文件或通信(那些不需要保留的记录或那些由拥有它们的人不再需要积极使用的个人或部门而不是官方记录储存库拥有的记录)应予以处理.

记录, 文档, 所有类型的电子邮件和通信必须按照本文档中概述的程序进行管理. 本Policies适用于任何形式的记录(包括纸质或电子记录)，以及属于大学或由大学员工创建的记录, 包括教师, 作为他们为大学工作的一部分.

Policies原因

理大致力有效保存纪录，以保存校史, 执行最佳业务实践, 符合法律标准, 优化空间利用, 尽量减少记录保留的成本, 并确保过时和不必要的记录被销毁.

保单申请

• 该Policies适用于十大赌博正规老平台及其所有部门.
• 它适用于所有员工、职员和教员.

Exclusivity

这项Policies是大学唯一的记录保留Policies. 某些部门和部门可能对唯一记录有特定的保留计划, 哪些是附在本保单上并作为参考纳入本保单的. 任何新的具体保留时间表或对现有时间表的修改都应迅速通知法律事务厅.

联系人信息

将有关此Policies的任何问题直接咨询您所在部门的管理员. 或者，如果您对以下具体问题有疑问，您可以致电以下办事处:

主题	联系	电话
电子媒体存储	大学资讯科技/资讯服务部	(585) 275-2000; (585) 784-6138
显微照相的保护	大学档案(Rush Rhees图书馆)	(585) 275-9335
永久储存非活动记录	大学档案馆	(585) 275-9337
Policies澄清或例外	大学法律顾问办公室	(585) 275-6649; (585) 758-7600

Definitions

以下Definitions适用于本保单中使用的术语:

活动记录

活动记录是产生或拥有该记录的单位或个人当前使用的记录. 记录在不同的年份保持活跃, 这取决于它们被创建和使用的目的. 用户通过确定当前或可预见的将来是否需要使用该记录来确定该记录是否为活动记录.

档案记录

An archival record is a record that is non-current and inactive; not required to be retained in the office in which it originated or was received; and has historic value. 档案记录被无限期地保存在大学档案馆.

每个官方资源库决定一条记录是否具有历史价值. 必须注意不要过多地包括这一类的记录. 它只适用于特殊文件，这些文件的长期保存符合大学的最大利益，因为这些记录可能对未来的大学人员有特别的价值.

历史价值没有一个精确的Definitions. 在决定记录是否具有历史价值时，应考虑以下一般原则:

• 它是否描述了对大学设施或项目有持久影响的决策交易
• 它是否可以作为未来战略规划人员的必要参考

Rush Rhees图书馆的大学档案管理员可以协助确定记录是否具有历史价值.

机密信息

机密信息是个人身份信息, 大学根据合同有义务保密的材料, 或其他人阅读可能合理地用于损害大学或个人的记录.

正式库

官方档案库是指定负责保存和及时销毁特定官方大学档案的单位. 这种责任被分配给单位的管理员或指定人员. 大学记录的官方存储库在附表中列出.

大学的记录

大学成绩单是任何成绩单的原件或正式复印件. 这些记录的官方存储库在本文档所附的表格中进行了标识.

具体的职责

大学记录和档案记录的记录保存

下面的表格列出了大学记录和档案记录的官方存储库以及这些记录必须保留的时间.

• 大学记录和档案记录的存储库和保存期

记录保存期限可能因法律变更而变更, 政府的命令, 合同, 诉讼或审计要求. 这些变更取代了本Policies中列出的要求. 那些负责管理官方存储库的人必须尽力跟上不断变化的需求.

部门, 非官方档案库但拥有一份或多份大学档案副本的单位和个人，不负责在保存期间保留档案，并应在档案不再被部门或单位积极使用时处理档案.

没有一个文档列表是详尽的. 关于这些表格中未包括的任何具体文件或文件类别的保留期限的问题，应向法律事务厅提出.

每个官方资料库的行政经理(或指定人员)必须:

• 对员工进行良好的档案管理实践教育，并执行本Policies的规定;
• Preserve 档案记录s; and
• 限制访问机密记录.

所有其他记录的记录保留

 记录, 除《十大赌博正规老平台》和《十大赌博正规老平台》以外的其他文件或信件，当持有人不再需要积极使用时，应予以处理.

部门, 非官方档案保管单位和个人持有一份或多份大学档案的副本，不负责在保存期限内保存档案，并在档案不再使用时予以处置.

暂停销毁记录

如果法律顾问办公室表示需要暂停销毁记录, 销毁必须立即停止. 销毁或更改任何记录, 以任何形式, 这与未决或可能发生的诉讼或政府调查有关, 或者与任何可以合理预见的诉讼或调查有关的事项, 是否被本Policies所禁止，并可能导致终止, 民事和/或刑事责任.

电子纪录及电邮

此Policies同样适用于以电子或纸质形式存在的记录. 电子邮件信息或电子记录的内容和功能决定了它的保存期. 用户应按照本Policies所附的适用的保留时间表的要求保留或处置电子记录，就像他们保留纸质记录一样.

以电子形式保存的大学记录必须存储在大学网络服务器上, 或与大学批准或签订合同的外部服务, 但不是在个人电脑或其他设备上. 符合大学的资讯科技Policies, 每一份大学记录都应以一种可被多个授权用户访问的方式保存, 以便在没有这些用户的情况下仍然可以访问记录.

一般来说，大学记录不应该保存在电子邮件中. 大学的电子邮件系统不用于记录保存或存储目的, 备份磁带会定期覆盖，一般每30天覆盖一次. 如果电子邮件或电子邮件的附件包含根据此策略必须保留的文档, 用户必须确保该记录保存在通常保存相同类型记录的文件或数据库中(例如, 电子邮件中的材料应该是学生记录的一部分，必须保存在学校保存学生记录的地方, 而不是在个人用户的邮箱中).

根据本Policies，任何功能或内容不需要保留一段时间的电子邮件，以及对正在进行的大学业务不重要的电子邮件，应在阅读后尽快常规处理. 这包括, 但不限于, 临时沟通，以建立会议, 与保留计划中未确定的主题有关的通知或通信以及有关个人事务的电子邮件.

本Policies适用于由大学员工创建的与大学业务有关的所有电子文档和电子邮件. 与工作相关的电子邮件应通过每个员工的官方大学电子邮件帐户接收和发送. 将可能构成大学记录的电子邮件转发到非大学数据库或电子邮件帐户的员工必须以不会导致从大学系统自动删除电子邮件的方式设置转发. 禁止专门使用外部电子邮件服务来进行不涉及通过大学系统发送电子邮件的大学业务.

记录销毁

当记录不再需要根据本Policies保留并且不再积极使用时, 它们应该被销毁或丢弃.

论文:

• 丢弃所有非机密的纸质记录，最好放在回收箱里.
• 粉碎或以其他方式提供不可读的机密纸质记录.

电子:

• 非机密电子记录可通过简单的文件或电子邮件删除命令删除. 存储在大学数据中心的机密记录也可能以这种方式处理.
• 存储在大学数据中心以外的机密电子记录, 例如, 部门文件服务器、台式电脑或cd上的文件必须妥善处理. 这通常是通过覆盖记录或物理破坏存储记录的介质来完成的. 有关电子数据安全处置方法的更多信息，请与大学资讯科技或资讯系统部联系.

邮件管理指引

应遵循以下电子邮件管理指引:

• 考虑将文件附加到电子邮件的替代方案, 例如，通过将文件放在共享数据站点来共享文件(适当时限制访问). 它们对大多数人来说都是可用的，文件可以是任何大小或类型.
• 将“回复所有人”的使用限制在那些真正需要参与继续讨论的人
• 磁盘空间通常是有限的，请明智地使用它
  
  • 经常清理你的收件箱. 在打开邮件后删除邮件或将其移动到文件夹中. 收件箱中的邮件计入磁盘空间配额.
  • 不要保存带有附件的邮件. 一些大型附件会迅速占用可用的磁盘空间. 将附件保存为适当的格式和存储区域，以备将来使用和参考.
  • 在适当命名的文件夹中组织您的邮件. 这种做法简化了了解何时安全删除消息和文件夹的过程.
  • 发送消息. 默认情况下, 发送给其他人的电子邮件副本通常保存在已发送项目的文件夹中. 这些文件应该定期检查, 记录按记录保留策略存储，非业务记录删除. 一些电子邮件系统允许自动删除发送的信息，应该激活该选项.
  • 考虑磁盘空间. 避免通过电子邮件向别人发送非常大的文件. 回复时删除回复邮件字符串.
  • 定期清除已删除邮件的副本. 在许多电子邮件系统中, 当邮件从收件箱中删除时, 已发送邮件文件夹或其他文件夹, 它没有从系统中完全删除. 如果可能的话，将你的邮件系统设置为每天自动删除已删除的邮件.
  • 使用垃圾邮件过滤来减少不必要的邮件.

经常查阅资讯科技署及政府资讯科技署网页，了解使用及管理电子邮件及电子纪录的最佳做法.

文件分类、储存和销毁

适用于使用的规则, 存储和销毁电子文件和法律限制信息, 保密和大学内部使用的信息, 请参阅 资讯科技Policies网页.

新财务制度实施

财务系统更新项目的更新、培训和其他资源.